Kleine Shops mit ein paar tausend Euro Auslandsumsatz stehen regelmäßig vor derselben Frage: OSS-Registrierung mit quartalsweiser Erklärung – oder gibt es einen einfacheren Weg? Seit 1. Jänner 2025 gibt es ihn: Die Kleinunternehmerbefreiung lässt sich auch in anderen EU-Mitgliedstaaten in Anspruch nehmen. Wer die Voraussetzungen erfüllt, verkauft dort komplett ohne Umsatzsteuer.
Worum es geht
Unternehmen mit Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit in Österreich können beantragen, in einem oder mehreren anderen EU-Mitgliedstaaten als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit zu sein. Damit entfällt für diese Umsätze die Steuer im Bestimmungsland – und damit auch die Notwendigkeit, sie über den One-Stop-Shop zu erklären.
Wichtig zur Abgrenzung: In Österreich gilt die Kleinunternehmerregelung für inländische Unternehmen antragslos. Nur für die Befreiung im Ausland braucht es einen Antrag.
Die Voraussetzungen im Überblick
- Es muss ein Antrag – die sogenannte Vorabmitteilung – eingebracht werden.
- Der gesamte Umsatz in der EU darf im laufenden und im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten.
- Die nationale Kleinunternehmergrenze jenes Mitgliedstaats, in dem die Befreiung gelten soll, darf nicht überschritten worden sein.
Welche Bedingungen im Detail gelten, richtet sich grundsätzlich nach dem Recht des jeweiligen Mitgliedstaats. Die Schwellen sind national sehr unterschiedlich – in Österreich liegt die Kleinunternehmergrenze seit 2025 bei 55.000 Euro (davor 35.000 Euro).
So läuft die Beantragung ab
- Vorabmitteilung in FinanzOnline: Die Beantragung erfolgt über ein eigenes Portal in FinanzOnline (unter „Externe Verfahren/Links“).
- Angaben machen: Sie geben an, in welchen EU-Mitgliedstaaten Sie befreit sein möchten, und melden sämtliche EU-Umsätze des laufenden und des vorangegangenen Kalenderjahres – aufgeschlüsselt je Mitgliedstaat.
- Zusatzangaben beachten: Manche Mitgliedstaaten verlangen mehr, etwa die Umsätze des vorvorangegangenen Kalenderjahres oder die Angabe von Wirtschaftssektoren.
- Prüfung und Bestätigung: Die Vorabmitteilung wird an den jeweiligen Mitgliedstaat weitergeleitet. Sobald dieser die Anwendung bestätigt, erhalten Sie eine KU-Identifikationsnummer mit dem Präfix AT- und dem Suffix -EX.
Die KU-Identifikationsnummer ist keine UID-Nummer
Das ist ein häufiges Missverständnis. Die Nummer AT-…-EX dient ausschließlich der Identifikation im IT-System. Eine UID-Nummer ist für die Registrierung zur Kleinunternehmerbefreiung nicht erforderlich – und die Registrierung begründet auch keinen Anspruch auf Vergabe einer UID-Nummer. Wer für Reverse-Charge-Umsätze oder innergemeinschaftliche Erwerbe eine UID braucht, muss sie gesondert beantragen (Formular U15).
Laufende Pflicht: quartalsweise Meldung
Ab Erteilung der KU-Identifikationsnummer müssen Sie für jedes Kalendervierteljahr eine Meldung über Ihre EU-Umsätze einreichen. Frist ist der letzte Tag des Monats, der auf das Quartal folgt – also 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Jänner.
Wird die Meldung nicht rechtzeitig eingereicht, kann es zu Überprüfungen und Sanktionen durch die anderen EU-Mitgliedstaaten kommen. Die Meldedisziplin ist also derselbe Erfolgsfaktor wie bei der OSS-Erklärung.
Wann die Registrierung endet
Sie können die Registrierung jederzeit freiwillig beenden. Automatisch endet sie, wenn die Voraussetzungen wegfallen – insbesondere wenn Sie den unionsweiten Schwellenwert von 100.000 Euro überschreiten oder die Kleinunternehmerbefreiung in keinem anderen Mitgliedstaat mehr gilt. Die KU-Identifikationsnummer wird dann deaktiviert.
Der Haken: kein Vorsteuerabzug
Die Kleinunternehmerbefreiung ist eine unechte Steuerbefreiung. Sie stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung – im Gegenzug steht Ihnen aber auch kein Vorsteuerabzug zu. Für Shops mit hohen Wareneinkäufen, Werbekosten oder Investitionen kann das teurer sein als die reguläre Besteuerung über den OSS. Rechnen Sie beides durch, bevor Sie sich festlegen.
Weist ein Kleinunternehmen trotz Befreiung Umsatzsteuer gesondert in einer Rechnung aus, schuldet es diesen Betrag dem Finanzamt – es sei denn, die Rechnung wird gegenüber dem Kunden berichtigt. Welche Angaben auf eine korrekte Rechnung gehören, haben wir in unserem Beitrag zu den Rechnungsmerkmalen im Onlinehandel zusammengefasst.
Wichtig für Händler mit Auslandslager
Die EU-Kleinunternehmerbefreiung löst nicht jede Registrierungspflicht. Wer Ware in ausländischen Fulfillment-Lagern liegen hat, muss die dortigen Regeln gesondert prüfen – dazu haben wir das Thema Amazon FBA und EU-Lager aufbereitet. Auch bei Dropshipping-Konstellationen ist die Lieferkette zuerst umsatzsteuerlich zu würdigen.
Häufige Fragen
Brauche ich eine UID-Nummer für die EU-Kleinunternehmerbefreiung?
Nein. Für die Registrierung ist keine UID-Nummer erforderlich, und die Registrierung begründet auch keinen Anspruch darauf.
Wie oft muss ich melden?
Für jedes Kalendervierteljahr, jeweils bis zum letzten Tag des Folgemonats.
Was passiert, wenn ich die 100.000 Euro überschreite?
Die Registrierung zur EU-Sonderregelung wird beendet und die KU-Identifikationsnummer deaktiviert.
Kann ich die Befreiung in mehreren Ländern gleichzeitig nutzen?
Ja. Möchten Sie nach Einreichen der Vorabmitteilung in einem weiteren Mitgliedstaat befreit sein, müssen Sie allerdings erneut eine Vorabmitteilung einreichen.
Unsere Einschätzung
Für Shops mit kleinen, verstreuten Auslandsumsätzen und geringem Vorsteuervolumen ist die EU-Kleinunternehmerbefreiung eine echte Vereinfachung. Sobald Vorsteuern eine Rolle spielen oder das Wachstum in Richtung 100.000 Euro EU-Umsatz geht, ist der OSS meist die tragfähigere Lösung. Wir rechnen beide Varianten für Sie durch.
Quellen: USP.gv.at (Bundesministerium für Finanzen), „Kleinunternehmerbefreiung in anderen EU-Mitgliedstaaten (Regelungen seit 1. Jänner 2025)“ und „Kleinunternehmen (Regelung seit 1. Jänner 2025)“, Stand 1. Jänner 2026.
