Onlinehändler kennen die Meldepflichten der Plattformen: Amazon, eBay und Etsy übermitteln Verkäuferdaten nach den DAC7-Regeln an die Finanzverwaltung. Weniger bekannt ist die zweite Datenspur, die seit 1. Jänner 2024 läuft – und sie geht an den Plattformen vorbei: Banken, Kreditkartenunternehmen und Zahlungsdienstleister melden grenzüberschreitende Zahlungen an das Central Electronic System of Payment Information, kurz CESOP.
Was CESOP ist
CESOP ist eine zentrale europäische Datenbank bei der Europäischen Kommission. Ziel ist die Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs im E-Commerce. Die Mitgliedstaaten sammeln Aufzeichnungen über bestimmte grenzüberschreitende Zahlungen von den Zahlungsdienstleistern ein und leiten sie an CESOP weiter. Dort werden die Daten zusammengeführt und den Betrugsbekämpfungsexperten der Mitgliedstaaten zur Analyse zur Verfügung gestellt. In Österreich wurden die Vorgaben mit dem CESOP-Umsetzungsgesetz 2023 in nationales Recht überführt; die Bestimmungen sind mit 1. Jänner 2024 in Kraft getreten.
Die Schwelle: mehr als 25 Zahlungen pro Quartal
Gemeldet wird nicht jede Auslandszahlung. Die Aufzeichnungs- und Übermittlungspflicht greift, wenn ein Zahlungsdienstleister im Laufe eines Kalenderquartals mehr als 25 grenzüberschreitende Zahlungen an denselben Zahlungsempfänger ausführt. Erst ab dieser Schwelle werden die Daten zu diesem Zahlungsempfänger übermittelt.
Für einen typischen Onlinehändler mit EU-weitem Versand bedeutet das: Die Schwelle ist praktisch immer überschritten. Wer über einen Payment-Provider oder Marktplatz-Auszahlungen aus mehreren Mitgliedstaaten empfängt, liegt regelmäßig deutlich über 25 Zahlungen pro Quartal.
Wer meldet – und wann
Meldepflichtig sind die Zahlungsdienstleister selbst, nicht die Händler. Betroffen sind Zahlungsdienstleister, deren Herkunfts- oder Aufnahmemitgliedstaat Österreich ist. Sie müssen für jedes Kalenderquartal hinreichend detaillierte Aufzeichnungen über Zahlungsempfänger und Zahlungen führen und diese mittels standardisiertem elektronischem Formular bis zum Ende des auf das Quartal folgenden Kalendermonats übermitteln. Die erste Übermittlung betraf das erste Quartal 2024 und war bis 30. April 2024 zu erledigen.
Als grenzüberschreitend gilt eine Zahlung, wenn der Zahler in einem Mitgliedstaat ansässig ist und der Zahlungsempfänger in einem anderen Mitgliedstaat oder in einem Drittland. Erfasst wird also genau jenes Muster, das den Fernabsatz an Privatkunden ausmacht.
Was das für Onlinehändler praktisch bedeutet
Händler müssen selbst nichts an CESOP melden. Trotzdem ist die Datenbank relevant, weil sie einen Abgleich ermöglicht: Die Finanzverwaltungen sehen, in welche Mitgliedstaaten wie viele Zahlungen an einen bestimmten Empfänger fließen. Weichen diese Muster von den erklärten Umsätzen ab, entsteht Erklärungsbedarf.
Typische Konstellationen, in denen Differenzen auffallen:
- Fehlende OSS-Registrierung: Zahlungen aus einem Mitgliedstaat, für den keine Umsätze erklärt sind – etwa nach Überschreiten der Lieferschwelle. Wie die Grenze berechnet wird, lesen Sie im Beitrag zur 10.000-Euro-Grenze im EU-Versandhandel.
- Lagerbestände im Ausland: Wer über Fulfillment-Lager verkauft, braucht dort meist eine lokale Registrierung – siehe Amazon FBA und EU-Lager.
- Mehrere Verkaufskanäle: Eigener Shop, Marktplatz und Zahlungsdienstleister erzeugen unterschiedliche Datenspuren, die zusammengeführt werden.
CESOP und DAC7 – zwei getrennte Meldewege
Beide Systeme liefern Daten an die Finanzverwaltung, sie setzen aber an unterschiedlichen Stellen an. DAC7 verpflichtet die Plattformbetreiber, jährlich Verkäuferdaten samt Umsätzen, Gebühren und Bankverbindung zu melden. CESOP verpflichtet die Zahlungsdienstleister, quartalsweise grenzüberschreitende Zahlungen zu melden. Wer über eine Plattform verkauft und dafür Auszahlungen erhält, wird tendenziell von beiden Systemen erfasst. Details zur Plattformmeldung finden Sie im Beitrag zur DAC7-Meldepflicht.
Was Sie jetzt tun sollten
- Kanäle abgleichen: Stellen Sie sicher, dass Shop-, Marktplatz- und Payment-Auswertungen zu den erklärten Umsätzen je Bestimmungsland passen.
- Registrierungen prüfen: Für jedes Land mit relevanten Umsätzen muss entweder eine OSS-Erklärung oder eine lokale Registrierung bestehen.
- Auswertungen aufbewahren: Payment-Reports mit Länderzuordnung sind der beste Nachweis bei Rückfragen. Welche Fristen gelten, lesen Sie unter Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Onlinehandel.
- Erklärungen sauber trennen: OSS-Umsätze gehören nicht in die UVA – der häufigste Abstimmungsfehler, siehe OSS-Umsätze und UVA.
Häufige Fragen
Muss ich als Händler selbst etwas an CESOP melden?
Nein. Die Melde- und Aufzeichnungspflichten treffen ausschließlich die Zahlungsdienstleister.
Werden auch Inlandszahlungen erfasst?
Nein. Erfasst werden grenzüberschreitende Zahlungen, bei denen Zahler und Zahlungsempfänger in unterschiedlichen Staaten ansässig sind.
Zählt die 25er-Grenze pro Zahlungsdienstleister?
Ja, die Schwelle bezieht sich auf die Zahlungen, die ein einzelner Zahlungsdienstleister im Quartal an denselben Zahlungsempfänger ausführt.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die Zahlungsdienstleister müssen die Aufzeichnungen mehrere Jahre aufbewahren; die Daten in CESOP stehen den Mitgliedstaaten zur Analyse zur Verfügung. Für Ihre eigenen Unterlagen gelten unabhängig davon die steuerlichen Aufbewahrungsfristen.
Quellen: Bundesministerium für Finanzen, „Aufzeichnungs-, Übermittlungs- und Aufbewahrungspflichten für Zahlungsdienstleister – Zentrales elektronisches Zahlungsverkehrssystem (CESOP)“; BMF-Rechtsnews „CESOP-Umsetzungsgesetz 2023“; Europäische Kommission, „Central Electronic System of Payment Information (CESOP)“; BGBl. I Nr. 106/2023.
Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung. Maßgeblich ist der jeweilige Einzelfall.
